Rozmiar tekstu: AAA
Usługi Kancelaryjne

 

Usługi kancelaryjne w ramach Kompleksowego Zarządzania Nieruchomościami realizują funkcję obsługi procesów kancelaryjnych w celu zapewnienia optymalnego obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej w zakresie:
·         wysyłka, odbiór i rejestracja przesyłek pocztowych
·         wysyłka, odbiór i rejestracja listów poleconych
·         wysyłka i odbiór listów zwykłych
·         wysyłka, odbiór i rejestracja przesyłek kurierskich
·         wysyłka i odbiór korespondencji przesyłanej wewnętrznie
 
Zakres obowiązków usług kancelaryjnych obejmuje:
 
1.   Obsługę poczty przychodzącej
Czynności:
obsługa bezpośrednia klienta zewnętrznego; odbiór listów z placówki pocztowej; sprawdzanie zgodności numerów listów poleconych „R” ze Zbiorowym Dowodem Odbioru; segregowanie oraz stemplowanie datą wpływu wszystkich dokumentów; podział faktur wg rodzaju; otwieranie listów adresowanych ogólnie i dekretowanie według rodzaju spraw; rejestrowanie korespondencji na wykazach poczty; dostarczanie i odbiór poczty z wyznaczonych lokalizacji - według ustalonego harmonogramu i częstotliwości; dystrybucja pakietów prasy; sprawdzanie, rozdzielanie i segregowanie poczty wewnętrznej przekazywanej pomiędzy komórkami organizacyjnymi; rejestrowanie oraz ekspediowanie aktów organizacyjnych; zamawianie prasy, periodyków oraz czasopism specjalistycznych; obsługa firm kurierskich w zakresie odbierania i wysyłania przesyłek dokumentowych; rozliczanie faktur za usługi pocztowe, kurierskie i prenumeratę prasy; obsługa reklamacji; obsługa obiegu faktur; prowadzenie elektronicznego rejestru faktur.
2.   Obsługę poczty wychodzącej
Czynności:
sprawdzanie, rozdzielanie i segregowanie poczty wychodzącej; frankowanie, rejestrowanie i nadawanie listów w wersji papierowej oraz elektronicznej; obsługa reklamacji;
 
3.   Usługi dodatkowe
Czynności:
adresowanie i kopertowanie, frankowanie i wysyłanie korespondencji na podstawie odrębnych zleceń; przesyłki okolicznościowe; komasowanie - łączenie faktur wysyłanych do jednego nabywcy oraz wypełnianie druków potwierdzenia odbioru na podstawie odrębnych zleceń.
 
Usługi kancelaryjne wspiera komputerowy system obsługi korespondencji, wchodzący w skład zintegrowanej platformy informatycznej kompleksowego zarządzania nieruchomościami.
 
Atuty usług kancelaryjnych:
 
·         usługi wysokiej jakości z zachowaniem wymogów określonych przepisami prawa
·         bezpieczeństwo i zachowanie poufności powierzonych dokumentów
·         szybkość w dostępie do informacji
·         terminowość i rzetelność
·         systemy informatyczne wspierające efektywny obieg korespondencji
 
 
 
 

Marki Grupy ORLEN